Budżet projektu to podstawa udanego przedsięwzięcia. Musimy wiedzieć jaką kwotę możemy wydać, żeby całość skończyła się powodzeniem, którym w przypadku biznesu jest przyniesienie odpowiedniego zysku. Konieczne jest ustalenie, jaką płacę musimy przeznaczyć na odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, ile będą nas kosztować materiały, czasem, jaki jest koszt licencji w celu uzyskania odpowiedniego oprogramowania. Wreszcie musimy określić, ile zarobimy na przedsięwzięciu i wszystko przeliczyć, żeby wiedzieć, ile zarobimy.
Jednocześnie określenie budżetu powinno stanowić nieprzekraczalną granicę. Mamy do dyspozycji pewną ilość pieniędzy i w ramach dostępnego czasu zakończymy stawiane przed nas zadanie powodzeniem.
Budżet projektu – podstawowe informacje
Podchodząc do projektu, musimy wiedzieć, jakie zasoby możemy mu przydzielić w celu osiągnięcia stawianych celów. Bez odpowiedniego dokumentu nasza praca będzie przebiegać w chaosie i w każdej chwili może wymknąć się spod kontroli. Należy pamiętać, że projekt, który nie przynosi zysków, to całkowita wpadka i niedochodowe zadania są często zamykane, co z kolei źle świadczy o naszej marce, lub są kontynuowane mimo już założonego niepowodzenia (z powodów prawnych), a wtedy praca odbywa się w złej atmosferze, szczególnie wobec wyższego szczebla.
Etapy przygotowania budżetu projektu
Na pierwszym etapie planowania budżetu powinniśmy określić cele, które musimy zrealizować. Konieczne będzie ustalenie, co znaczy, że projekt został zakończony oraz że można nazwać go powodzeniem. Najwłaściwszym podejściem jest rozbicie całego projektu na mniejsze elementy, które łatwiej jest kolejno realizować, zmierzając we właściwym kierunki i oczywiście w ramach określonego budżetu. Ważne jest określenie zasobów, zarówno ludzkich, jak i sprzętowych. Ważne jest, żeby nie rozpraszać całkowicie odpowiedzialności, przypisując zadania do konkretnych osób, uwzględniając ich preferencje i kwalifikacje. Trzeba też określić czy mamy wystarczające zasoby sprzętowe, a jeśli nie, to trzeba zaplanować koszty koniecznych wydatków.
Nie da się określić budżetu bez oszacowania czasu sporządzania zadań. Czas to pieniądz i trzeba uwzględnić tę zasadę, ponieważ pracownikom trzeba odpowiednio zapłacić. Jeśli projekt jest duży, to należy możliwości finansowe odpowiednio rozłożyć w czasie. Obowiązkowym zadaniem jest również przeliczenie zysków do strat. Na koniec powinno się przypomnieć, że budżet projektu to dokument również warty z punktu widzenia przyszłości firmy. Z każdej takiej analizy można wyciągnąć wiele wniosków, również wypisać to, co się w projekcie udało, oraz to nad czym powinno się jeszcze popracować. Pozwala to na rozwój firmy oraz lepszą organizację w kontekście przyszłych zadań.
Nie wolno umniejszać znaczenia budżetu projektu jako jednego z kluczowych elementów decydujących o zakończeniu przedsięwzięcia powodzeniem. Nie ma tutaj miejsca na błędy i dlatego w opracowywaniu budżetu powinny pracować wyłącznie kompetentne i doświadczone osoby. Opracowujcie poprawnie projekty budżetu, żeby móc później otwierać szampana zwycięstwa.
Artykuł powstał przy współpracy z https://leadership-center.pl/blog/budzet-projektu-slowniczek/
