elektroniczne akta osobowe

Przepisy prawa dokładnie pokazują, że pracodawca ma obowiązek odpowiednio chronić dane osobowe swoich pracowników. Również należy odpowiednio chronić dane osób, które dopiero rekrutują się na dane stanowisko.

Istnieje szereg rozwiązań pozwalających pracodawcom na bezpieczną i optymalną ochronę danych pracowników. W czasach wdrażania systemów elektronicznych wydaje się wręcz koniecznością, by zarządzanie i archiwizacja akt osobowych pracowników odbywała się właśnie za pomocą specjalistycznych programów. O tym, jakie korzyści daje nowoczesne zarządzanie dokumentami bez wykorzystania papieru, piszemy poniżej.

Ochrona danych pracowników — wymogi prawne

Na początek warto przyjrzeć się wymogom prawnym dotyczącym przechowywania akt osobowych pracowników. Pracodawca ma obowiązek zażądania od pracownika pewnego rodzaju danych (lub od osoby podejmującej pracę). Takie dane to imiona i nazwiska, imiona rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, inne dane osobowe, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, numer PESEL i inne dane o szczególnym znaczeniu. Jednak pracodawca musi te dane również odpowiednio przechowywać i chronić.

Najczęściej stosuje się do tego papierowe akta pracownicze. Pracodawca trzyma w każdej teczce dane o każdym pracowniku w zabezpieczonym miejscu. Jednak nie jest to pewny i bezpieczny sposób na zabezpieczenie danych wrażliwych. Można wyobrazić sobie sytuację, w której nieuprawniony pracownik dostaje się do akt jego kolegów i zapoznaje się z informacjami, które są wrażliwe.

Papierowe przechowywanie akt osobowych może też wprowadzać chaos. Na żądanie odpowiednich instytucji pracodawca musi udostępnić dane o pracownikach, a w przypadku “tradycyjnej” archiwizacji może być to utrudnione.

Ochrona danych pracowników — najlepsze sposoby

Elektroniczne akta osobowe są uważane za najbezpieczniejszy sposób na odpowiednie przechowywanie danych osobowych pracowników. Takie programy pomagają również w zarządzaniu dokumentami rekrutacyjnymi oraz urlopami i zwolnieniami pracowników.

Co więcej, programy do zarządzania danymi osobowymi pracowników pozwalają na wysokie bezpieczeństwo przetwarzania informacji. Jedynie uprawnione osoby mają dostęp do akt. Częste jest również ustawienie zróżnicowanej ochrony dostępu, która gwarantuje, że użytkownik może opracowywać wyłącznie te akta, do których ma uprawnienia.

Warto również zauważyć, że procesy personalne wymagają czasami naprawdę sporej liczby dokumentów. Programy do elektronicznego przetwarzania danych osobowych pracowników pozwalają na częściowe ograniczenie tych papierów oraz na odpowiednie ich ustrukturyzowanie i klasyfikowanie.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here